Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Łomży

INFORMACJA DLA SYGNALISTY

 

1. Dane kontaktowe do przekazania zgłoszenia zewnętrznego

• Zgłoszenie za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej na adres poczty elektronicznej: biuro@sko-lomza.pl
• Zgłoszenie pocztą na adres do korespondencji: Samorządowe Kolegium Odwoławcze, 18-400 Łomża, ul. Nowa 2, z dopiskiem „sygnalista – zgłoszenie”.
• Zgłoszenia anonimowe nie są  przyjmowane. Dokonanie zgłoszenia za pośrednictwem innych kanałów komunikacji niż wskazane powyżej nie jest dopuszczalne.

2. Warunki objęcia sygnalisty ochroną

Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy o ochronie sygnalistów od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego pod warunkiem,  że miał uzasadnione podstawy sądzić, iż informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa, o którym mowa w art. 3 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów, którą uzyskano w kontekście związanym z pracą (art. 4 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów).

3. Tryb postępowania mający zastosowanie w przypadku zgłoszenia zewnętrznego, w tym wymagany sposób wyjaśnienia informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub przedstawienia dodatkowych informacji

• Samorządowe Kolegium Odwoławcze  w Łomży przyjmuje  zgłoszenia  zewnętrzne (poza anonimowymi).
• Kolegium dokonuje  ich wstępnej weryfikacji polegającej na ustaleniu czy zgłoszenie może być uznane za zgłoszenie zewnętrzne (m.in. czy pochodzi od sygnalisty)  i czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Kolegium,  a jeżeli nie,  ustala organ publiczny właściwy do podjęcia działań.
• Kolegium  rozpatruje zgłoszenie zewnętrzne w przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu jego działania.
• Kolegium przekazuje  zgłoszenie zewnętrzne  niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach – nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych - w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania tego organu - oraz informuje o tym sygnalistę.
• Kolegium podejmuje  działania  następcze z zachowaniem należytej staranności.
• Kolegium kontaktuje się  z sygnalistą w celu przekazywania informacji zwrotnych i  w razie potrzeby zwraca się o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje w zakresie przekazanych informacji, jakie mogą być w jego posiadaniu. Jeżeli sygnalista sprzeciwia
•  
•  
• się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości, odstępuje się od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.
• Kolegium przekazuje  zainteresowanym osobom informacje na temat procedury zgłoszeń zewnętrznych.
• Kolegium przesyła  sygnaliście niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, potwierdzenie jego przyjęcia,   chyba że sygnalista wystąpi wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub Kolegium ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty.
• Kolegium odstępuje od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, jeżeli zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa.
• Kolegium informuje sygnalistę o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia.
• Odstępując od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, Kolegium może poinformować sygnalistę, że informacja objęta zgłoszeniem podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym w przepisach odrębnych, w szczególności jako przedmiot powództwa cywilnego, zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa, skargi do sądu administracyjnego, skargi, wniosku lub petycji, lub może zostać przedstawiona właściwym organom do rozpatrzenia w innym trybie. Poinformowanie sygnalisty nie wpływa w szczególności na dopuszczalność wniesionego później środka prawnego, na bieg terminów ani na treść rozstrzygnięcia lub sposób zakończenia postępowania. Informacja przekazana sygnaliście zawiera pouczenie w tym zakresie.
• Kolegium może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu zewnętrznym dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym. Organ publiczny informuje sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia - pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty.
• W przypadku,  gdy informacja o naruszeniu prawa jest przedmiotem jednocześnie dokonanego zgłoszenia zewnętrznego oraz wniesionej skargi, o której mowa w 227 KPA, lub gdy z treści wniesionego pisma wynika, że dokonano zgłoszenia zewnętrznego, stosuje się wyłącznie przepisy dotyczące zgłoszeń zewnętrznych.
• W przypadku gdy przepisy odrębne nie pozwalają ustalić organu właściwego do rozstrzygnięcia sporu o właściwość między organami publicznymi, w zakresie rozpatrzenia zgłoszenia zewnętrznego lub podjęcia działań następczych zastosowanie znajdą odpowiednio przepisy  22i art. 23 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego.
• Jeżeli w zgłoszeniu zewnętrznym nie podano adresu do kontaktu ani nie jest możliwe ustalenie tego adresu na podstawie posiadanych danych, Kolegium:

- nie informuje się sygnalisty o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia zewnętrznego,

 - nie przesyła się  sygnaliście potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego,

 - nie wydaje się  zaświadczenia potwierdzającego ochronę przysługującą sygnaliście,

 - nie udziela informacji zwrotnej.

• Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
• W zakresie nieuregulowanym do postępowania przed organami publicznymi stosuje się odpowiednio przepisy działów VIIi VIII ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego.

4. Termin przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaj i zawartość takiej informacji

Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Łomży  przekazuje sygnaliście w formie pisemnej  na adres do korespondencji podany w zgłoszeniu przez sygnalistę informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.

W uzasadnionych przypadkach (np. konieczności przeprowadzenia skomplikowanego postępowania wyjaśniającego) Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Łomży przekaże sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.

Informacja zwrotna będzie  zawierała informację jakie zostały podjęte stosownie do okoliczności czynności (np. przesłuchanie osób wskazanych jako świadkowie w zgłoszeniu),  a także czy  planowane jest podjęcie czynności i jakich (np. przesłuchanie osób wskazanych jako świadkowie w zgłoszeniu), informację o stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia wystąpienia naruszenia prawa, informację o ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenie prawa, informację na temat powodów podjętych działań następczych.

Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Łomży poinformuje sygnalistę także o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego.

5. Zasady poufności mające zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych

Procedura zgłoszeń zewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych:

- uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom,

- zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie,

- upoważnieni pracownicy SKO w Łomży zostali zobowiązani do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskali w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych lub podejmowania działań następczych. Tajemnica ta obowiązuje ich także po ustaniu stosunku pracy.

6. Zasady przetwarzania danych osobowych(klauzula Informacyjna).

 

7. Charakter działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym

Działania następcze to działania podjęte przez Kolegium w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu oceny przeciwdziałania naruszeniu prawa.

Są to w szczególności  następujące działania:

- postępowanie wyjaśniające,

- wszczęcie postępowania administracyjnego,

- wniesienie oskarżenia.

8. Środki ochrony prawnej i procedury służące ochronie przed działaniami odwetowymi oraz dostępności poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego

• Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań (np. odmowa nawiązania stosunku pracy, wypowiedzenia lub rozwiązania stosunku pracy , obniżenia wysokości wynagrodzenia , przeniesienia na inne stanowisko, mobbingu, dyskryminacji, zastosowania środka dyscyplinarnego itp.). 
• Sygnalista wobec którego dopuszczono się  działań odwetowych ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku lub prawo do zadośćuczynienia.
• Kolegium zapewnia poufność tożsamości sygnalisty ( dostęp do informacji objętych zgłoszeniem mają tylko upoważnione  osoby).
• Każdej osobie, która chce dokonać zgłoszenia naruszenia prawa (sygnaliście) przysługuje nieodpłatna pomoc prawna i nieodpłatne poradnictwo obywatelskie, świadczone na podstawie ustawy z dnia 5 sierpnia 2015 r. o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej. Nieodpłatna pomoc prawna jest organizowana przez powiat/miasto na prawach powiatu, który jest właściwy dla miejsca zamieszkania.

 

9. Warunki, na jakich sygnalista jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności zgodnie z art. 16

• Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
• W sytuacji, gdy sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą, dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności (w tym dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa)
• W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności sygnalista  może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.
• Jeżeli uzyskanie lub dostęp do informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie stanowią czynu zabronionego, nie mogą stanowić również podstawy. odpowiedzialności.

10. Zachęta  do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych

Zachęcamy do skorzystania w pierwszej kolejności z dokonania zgłoszenia wewnętrznego w podmiocie w którym sygnalista pracuje, pracował, z którym utrzymywał lub utrzymuje kontakt w kontekście związanym z pracą tj. miejscu z którym osoba jest związana zgodnie z procedurą obowiązującą w danej strukturze organizacyjnej.

 

11. Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich:

Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich

1. Solidarności 77

00-090 Warszawa

 tel. centrali: (22) 55 17 700

fax: (22) 827 64 53

e-mail: biurorzecznika@brpo.gov.pl